급여명세서 양식: 필수 기재사항 6가지와 계산방법 쓰는 법

급여명세서는 정해진 법정 양식이 없습니다. 근로기준법 시행령 제27조의2가 정한 6가지, 즉 근로자 이름 등 누구인지 알 수 있는 정보, 임금지급일, 임금 총액, 항목별 금액, 계산방법, 공제내역만 들어가면 엑셀이든 한글 파일이든 문자 메시지든 상관없습니다. 아래 양식을 그대로 옮겨 쓰거나, 고용노동부 임금명세서 작성 프로그램(임금돋보기)으로 만들어도 됩니다.

직원이 1명뿐인 가게도 월급을 줄 때마다 명세서를 줘야 합니다. 주지 않으면 근로자 1명당 1차 30만원의 과태료가 나오고, 항목을 빠뜨리거나 사실과 다르게 적으면 1차 20만원입니다.

급여명세서 필수 기재사항 6가지

급여명세서(법에서는 ‘임금명세서’)에 꼭 들어갈 항목은 6가지입니다. 이 6가지가 모두 들어 있으면 어떤 서식이든 법에 맞는 명세서가 됩니다. 고용노동부도 “반드시 특별한 서식으로 교부해야 하는 것은 아님”이라고 안내합니다.

근거는 근로기준법 제48조 제2항과 같은 법 시행령 제27조의2입니다. 법은 서면 외에 전자문서로 주는 것도 교부로 인정합니다.

바로 쓰는 급여명세서 양식

아래 두 표를 엑셀이나 한글에 그대로 옮기고 빈칸을 채우면 필수 6가지가 모두 들어간 급여명세서가 됩니다. 표 위에는 성명, 생년월일이나 사번, 부서, 지급일을 적는 머리글 줄을 둡니다.

지급 항목은 그 직원에게 실제로 준 것만 남기고, 매달 주는 항목과 명절상여금처럼 가끔 주는 항목을 나눠 두면 고용노동부 작성례와 같은 구성이 됩니다. 계산 방법 표의 배율(1.5, 0.5)은 상시 5명 이상 사업장 기준이고, 고정 금액으로 주는 항목은 이 표에 넣지 않아도 됩니다.

직원이 여러 명이면 고용노동부 임금명세서 작성 프로그램의 ‘일괄작성’을 쓰는 편이 빠릅니다. 고용노동부 설명자료에 따르면 제공되는 엑셀 서식에 직원별 임금 정보를 입력해 올리면 여러 명의 명세서를 한 번에 PDF로 저장할 수 있습니다. 한 명만 만들 때는 ‘개별작성’으로 화면에 바로 입력하면 됩니다.

계산방법 쓰는 법

계산방법은 출근일수나 근로시간에 따라 금액이 달라지는 항목에만 적으면 됩니다. 매월 같은 금액인 기본급이나 매월 10만원씩 고정으로 주는 식대는 계산식을 쓰지 않아도 됩니다. 반대로 일당 7천원씩 주는 식대라면 “18일(근로일수) × 7,000원”처럼 씁니다.

직원이 추가 정보 없이 바로 이해할 수 있도록 실제 숫자를 넣은 산출식으로 쓰세요. 고용노동부 예시는 “연장근로수당 288,000원 = 16시간 X 12,000원 X 1.5″입니다. 아래는 고용노동부 작성례 숫자로 계산방법 칸을 채운 모습입니다.

상시 5명 이상 사업장에서는 연장근로와 휴일근로에 통상임금의 1.5배를 주고, 소정근로시간 안에서 한 야간근로는 통상임금의 50%를 더해 주므로 곱하는 수가 다릅니다. 야간근로가 연장근로에도 해당하면 “시간 × 통상시급 × 2″를 연장근로수당 한 줄로 적거나, 1.5배는 연장근로수당에, 0.5배는 야간근로수당에 나눠 적습니다. 휴일근로가 하루 8시간을 넘으면 넘은 시간은 통상임금의 100%를 더합니다. 직원별 시간과 시급을 넣어 금액을 먼저 확인하려면 계산기를 쓰세요.

상시 근로자가 5명 미만인 사업장은 연장, 야간, 휴일근로에 가산임금 규정이 적용되지 않습니다. 이런 사업장과 농수축산업은 일한 시간만큼 통상임금의 100%를 줘도 법 위반이 아니며, 계산식에서 1.5 대신 실제로 곱한 수를 적으면 됩니다. 다만 시간 수는 여기서도 적어야 합니다.

계산방법을 꼭 적어야 하는 경우를 더 정리하면 이렇습니다.

• 출근한 날에만 주는 통근수당이나 식대: 출근일수
• 월 15일 이상 근무 같은 조건이 붙은 수당: 조건을 채웠는지
• 일직·숙직수당: 그 일수
• 월급제라도 결근, 정직, 감봉, 휴업으로 이번 달 기본급이 줄었을 때: 줄어든 계산식

가족수당처럼 지급 요건이 취업규칙이나 근로계약서에 분명히 적혀 있는 항목은 명세서에 계산식을 쓰지 않아도 됩니다. 연장, 야간, 휴일근로 수당은 이 예외에서 빠지므로 매달 시간 수를 적습니다.

공제 항목 적는 법

공제내역은 항목별 금액과 공제 총액만 적으면 됩니다. 근로소득세 세율과 사회보험 요율은 관련 법률에 정해져 있어서, 고용노동부는 공제 금액의 계산식을 따로 적지 않아도 된다고 안내합니다.

대신 항목을 묶지 말고 하나씩 나눠 적어야 합니다. 사내 동호회비를 여러 개 떼면 ‘동호회비’ 한 줄로 합치지 말고 동호회별로 적습니다. 임금 총액은 공제 전 금액을 쓰고, 공제 후 실지급액을 함께 적어 두면 직원이 통장 입금액과 바로 맞춰 볼 수 있습니다.

교부 방법과 시기

급여명세서는 임금을 주는 날, 즉 정기지급일에 줍니다. 1개월 미만으로 계약한 일용직이라면 근로계약서에 정한 임금지급일이 기준입니다. 종이로 직접 건네도 되고, 문자 메시지, 카카오톡, 이메일, 사내 전산망으로 보내도 됩니다. 어떤 방식으로 줄지 직원 동의를 받을 필요는 없지만, 직원이 실제로 확인할 수 있는 방식이어야 합니다.

PC에 접속하기 어려운 현장직에게 인트라넷으로만 올리고 열람 시간까지 제한하면 직원이 확인하기 어려워 바람직하지 않습니다. 전자문서는 나중에 어느 쪽도 고칠 수 없도록 PDF 같은 읽기전용 파일로 보내는 편이 분쟁을 줄입니다. 부득이하게 지급일에 주지 못했다면 사회통념상 합리적인 범위 안에서 늦지 않게 줘야 합니다.

정기지급일 전에 퇴사한 직원은 근로기준법 제36조에 따라 퇴직한 때부터 14일 이내에 임금과 금품을 정산하는데, 이때 내역을 적은 명세서를 함께 주는 것이 바람직합니다. 퇴직금은 근로기준법상 임금이 아니어서 임금명세서 교부 대상은 아니지만, 산정 내역을 따로 알려 주는 편이 좋습니다.

안 주거나 빠뜨리면 과태료

급여명세서를 주지 않거나 필수 항목을 빠뜨리면 근로기준법 제116조에 따라 500만원 이하의 과태료 대상입니다. 실제 금액은 시행령 별표 7의 기준으로 정해지고, 근로자 1명을 기준으로 따로 매깁니다.

2차, 3차 금액은 최근 1년 안에 같은 위반으로 과태료 처분을 받은 뒤 다시 적발됐을 때 적용됩니다. 고용노동부는 명세서를 주지 않은 경우 근로자 1명마다, 임금지급일마다 위반이 따로 생긴다고 해석했습니다(근로기준정책과-1304, 2022. 4. 20.). 직원 3명에게 두 달 동안 주지 않았다면 위반이 6건이 될 수 있다는 뜻입니다. 같은 해석에서 단순 착오로 잘못 적은 경우는 다른 사정이 없다면 과태료를 매기기 어렵다고 봤습니다.

임금대장과 보관

급여명세서와 별도로 사업장마다 임금대장을 만들어 임금을 줄 때마다 적고, 3년간 보존해야 합니다. 3년은 임금대장에 마지막으로 적은 날부터 셉니다. 임금대장과 임금 계산의 기초가 되는 서류는 근로기준법 시행령 제22조가 정한 보존 대상 서류입니다.

급여명세서 자체는 보존 대상 서류가 아닙니다. 다만 고용노동부는 명세서를 줬다는 사실을 확인할 수 있는 자료를 남겨 두라고 권합니다. 문자나 메일로 보냈다면 발송 기록을, 종이로 줬다면 수령 서명이나 사본을 보관해 두면 나중에 교부 여부로 다툴 일이 줄어듭니다. 고용노동부 프로그램(임금돋보기)은 임금명세서와 임금대장을 함께 작성하는 기능을 제공합니다.

자주 묻는 질문